10 vantagens de evoluir para a Contabilidade Digital

1. Arquivo digital automático

As soluções de arquivo digital eliminam os processos administrativos associados à gestão dos arquivos físicos, promovendo a eliminação de custos com o seu manuseamento, identificação e arrumação, através de um reconhecimento automático de textos, o software consegue rapidamente organizar e arquivar os documentos digitais;

2. Automatiza os registos contabilísticos

A tecnologia consegue transformar a informação dos documentos em dados que podem ser tratados por software, que permite poupar muito tempo nas tarefas de inserção dos registos contabilísticos com automatização, que em muitos casos trata o registo sem intervenção humana;

3. Elimina ou reduz as tarefas administrativas em papel

Com a disponibilização do formato digital dos documentos num arquivo inteligente, os sistemas conseguem identificar rapidamente caraterísticas semelhantes para um
conjunto de documentos digitais, o que proporciona a oportunidade de organizar rapidamente todo o arquivo. Dados como por exemplo, o número fiscal, datas de emissão e tipos de documento podem indicar um método a seguir para organizar automaticamente a informação;

4. Elimina os custos com a manutenção do arquivo físico

Qualquer arquivo físico tem custos relacionados com a disponibilização do espaço, mobiliário, limpeza, medidas de controlo e segurança, além disso, muitos espaços são
construídos para esse fim e outros são arrendados. No entanto, quando se pensa um arquivo digital este também tem custos normalmente de armazenamento e de segurança, embora o investimento seja substancialmente menos significativo;

5. Conferência automática do arquivo digital com o portal do eFatura

Em Portugal, alguns programas de contabilidade importam os documentos de compras do portal do eFatura, pelo que os arquivos digitais inteligentes podem tirar partido desta ligação para minimizar erros e aumentar a produtividade na inserção dos registos contabilísticos;

6. Maior qualidade na comunicação com o cliente

A evolução tecnológica veio agilizar o envio de documentos entre o cliente e o contabilista, com ganhos de eficiência para ambos, através de aplicações que o cliente pode utilizar para enviar os documentos digitais e que são rececionados e tratados no arquivo digital do contabilista. Assim, o cliente não perde tempo em deslocações e na preparação do dossier em papel;

7. Reduz o risco de perda do arquivo

A perda do arquivo em papel traz enormes constrangimentos para a organização e tal pode acontecer devido a incêndios, inundações ou outros motivos. Todavia, esta situação pode ser mitigada com o uso do arquivo digital e meios de redundância adequados;

8. Rapidez na pesquisa de documentos

Encontrar um documento no arquivo físico que tem sempre condicionalismos, tais como, localização, acessos, controlos, dimensão e organização das pastas e documentos, mas com um arquivo digital inteligente não perde tempo, dado que se visualiza de imediato o documento, quando se efetuam consultas no software, por exemplo em extratos, movimentos pendentes e outros.

9. Garante o cumprimento da legislação em matéria de arquivo digital

Segundo o nº 5 do Art.º 23 do Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

10. Amiga do ambiente

Com o tratamento eletrónico dos documentos em detrimento do uso papel, estamos a promover a sustentabilidade do nosso planeta.

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